E-BOOK COMPLETO SOBRE PORTARIA REMOTA

Nayara Bolognesi
4 de jun. de 2021
12 min de leitura

Índice:

O que é portaria remota?
Como é o funcionamento do sistema?
A quem se destina?
Quais as vantagens da portaria remota?
Quais equipamentos necessários para instalação do sistema?
Como tomar a melhor decisão na hora de contratar uma empresa de portaria remota?
Como é feita a entrada e saída dos moradores?
Qual o controle de acesso de delivery e prestadores de serviços?
Como lidar com a queda de energia na portaria remota?
O que acontece quando a internet cai na portaria remota?
A portaria remota é mais segura?
Quais mudanças estruturais preciso fazer?
Como escolher a empresa de portaria remota?
Qual o melhor serviço de portaria remota?
Conclusão

Introdução:

Com o intuito de melhorar a segurança dos apartamentos, devem ser tomadas várias medidas para evitar intrusões ou a entrada de pessoas não autorizadas nos condomínios e nas instalações comerciais do mesmo.

Dada a alta incidência de roubos em condomínios, é necessário investir em soluções de segurança que diminuam a 0 o erro humano e implementem o controle de acesso de moradores, visitantes, entregadores e prestadores de serviços.

Porém, antes de procurar no mercado um sistema de portaria remota para o seu condomínio, deve-se realizar um diagnóstico para analisar a vulnerabilidade e apurar possíveis falhas nos procedimentos e rotinas do condomínio.

Esta análise de risco é fundamental porque irá fornecer recursos relacionados às principais regras de proteção, que devem ser consideradas no plano estratégico e de segurança do condomínio.

O que é a portaria remota?

A portaria remota é um conjunto de medidas tecnológicas voltadas para a proteção de condomínios residenciais e comerciais. É uma solução de controle de acesso que substitui a presença do porteiro no condomínio por controle e monitoramento remoto.

Ela evita possíveis falhas humanas cometidas pelo porteiro presencial por falta de conhecimento ou treinamentos sobre prevenção e segurança ou até mesmo por falta de procedimentos bem definidos de como lidar com determinadas situações.

Portanto, a portaria remota envolve proteção, já que em uma central os operadores são treinados e seguem procedimentos de segurança à risca, gerenciamento de entrada e saída de pessoas.

Com ela, nenhuma pessoa não previamente identificada ou autorizada consegue entrar, garantindo segurança física para os moradores que não precisam esperar o porteiro abrir a porta na sua entrada já que ele pode utilizar a biometria, leitor facial ou tag, entrando rapidamente no prédio evitando possíveis abordagens/rendições de criminosos na entrada do prédio.

Entenda como funciona o sistema

A portaria remota é operada a distância por uma empresa especializada neste serviço. A contratada primeiramente fará um estudo de viabilidade e de vulnerabilidades de segurança no seu condomínio. Após esta etapa ela instalará câmeras de segurança, equipamentos de controle de acesso e cuidará da portaria por meio de um operador remoto em sua central de operação e monitoramento.

Cada operação realizada pela empresa de portaria remota é registrada em um banco de dados do sistema e as imagens gravadas nas câmeras de segurança ficarão disponíveis para o responsável pelo condomínio por até X tempo. Moradores e visitantes podem se comunicar com a central por meio do interfone, SAC ou aplicativo.

A quem se destina

Apontada como tendência no mercado de proteção patrimonial, a portaria remota é uma solução indispensável para a redução de custos em condomínios residenciais e também é indicada para imóveis comerciais e empresas.

É importante avaliar, junto à empresa de portaria remota, o fluxo de moradores, visitantes e prestadores de serviços para adequar o sistema de portaria remota de acordo com esta realidade.

Conheça as vantagens da portaria remota

O principal objetivo e benefício da implementação da portaria remota é reduzir a mão de obra (porteiros) e, todos seus encargos trabalhistas, diminuindo assim o custo do condomínio em até 50%, visto que somente a parte de portaria é responsável por até 80% dos gastos do condomínio, Além da praticidade e eficiência no acesso, 4 pontos principais podem ser citados como as vantagens da portaria remota:

1. Redução no custo das taxas condominiais

As soluções tecnológicas para portaria remota têm retorno financeiro em aproximadamente 3 meses;

O valor economizado, que chega a 50% do custo mensal, pode ser revertido reduzindo a mensalidade do condomínio e para pagamento de obras emergenciais ou valorização do imóvel;

Em média, os custos com os porteiros tradicionais representam até 80% das despesas de um condomínio, incluindo valores salariais, encargos trabalhistas e impostos

2. Não possuir um porteiro físico

Além da segurança, esta é mais uma das principais vantagens oferecidas pela portaria remota. Não requer a presença de porteiros, uma vez que todo o trabalho será realizado pela empresa contratada. Evitando erros humanos no controle de acesso.

Caso permaneçam (eles também podem ser absorvidos pela central de portaria remota, trazendo toda a expertise adquirida no tempo de serviço), esses profissionais ainda podem exercer outras funções e isso também pode ajudar o síndico a reestruturar o quadro de funcionários.

No final, a redução drástica nas despesas com salários e encargos será sentida pelo morador no momento do pagamento do condomínio.

3. Economia de tempo e dinheiro

As tecnologias de acesso a partir da portaria remota, também economizam tempo na entrada e saída dos moradores, visto que os moradores não precisam esperar o porteiro abrir a porta, elas podem abrir com as próprias tags, leitor facial ou biometria.

4. A portaria remota funciona 24x7

Oferecendo muito mais segurança e conforto, a portaria remota é um sistema de gerenciamento remoto de acesso ao condomínio, que amplia o controle de quem entra e sai do prédio 24 horas por dia, 7 dias da semana, protegendo o imóvel e as pessoas ao seu redor.

Equipamentos necessários para a instalação da portaria remota

Para que o sistema de portaria remota funcione bem e cumpra sua função com segurança, os equipamentos a seguir se fazem necessários:

Sistema de biometria, apps, tags ou leitores faciais

A maioria das empresas utiliza esse sistema para a entrada e saída de moradores. Normalmente, um dos dedos é usado para ativar os portões. Sistemas de cartão, tags, aplicativos de código QR e até leitores faciais também podem ser usados.

Abertura e fechamento remoto de portões

O operador na central precisa desse sistema para conseguir abrir ou fechar os portões remotamente para pedestres ou garagens.

Sistema de internet e telefonia

Como toda a comunicação entre a empresa e o apartamento é feita via internet, é importante verificar se a empresa de portaria remota possui um link dedicado para internet, o que evitará a paralisação da comunicação entre o condomínio e a central devido às chuvas, queda de árvores e postes, etc.

Câmeras IP's

Um sistema de câmeras que transmitem vídeo e áudio pela internet é fundamental para uma boa comunicação entre a operadora e o morador ou visitante do condomínio.

Gerador ou sistema de Nobreak

É imprescindível ter um gerador pequeno ou sistema de nobreak para portões e equipamentos de segurança e comunicação em caso de queda de energia.

Cerca elétrica

Ela é necessária para manter o perímetro do condomínio seguro e evitar invasões pelos muros e demais entradas do condomínio.

Botão de pânico

Uma maneira rápida de informar a central para acionar a polícia em caso de problemas. Em alguns casos, a empresa registra um dedo de pânico, para que um morador possa solicitar ajuda por meio de seus dados biométricos sem levantar suspeitas em caso de emergência.

Backup das imagens

A empresa deve armazenar imagens do dia a dia do condomínio na nuvem, o que é fundamental para medidas de segurança e checagem em possíveis investigações.

A melhor decisão na hora de contratar

Na hora de implementar um sistema de portaria remota, vale a pena considerar uma empresa de segurança que esteja regulamentada e tenha o selo da ABESE (Associação Brasileira das Empresas de Sistemas Eletrônicos de Segurança).

Isso demonstra que a empresa preza pelo atendimento profissional em relação a padronização de serviços, atendimento e satisfação dos seus clientes. Caso contrário, seu projeto pode falhar.

Observe os seguintes fatores:

Conhecimento da tecnologia adotada;
Casos de sucesso;
Equipe certificada pelos produtores da tecnologia utilizada;
Análise, robustez, integração e qualidade dos equipamentos;
SLA bem estabelecidos;
Central de monitoramento equipada e segura;
Selo de qualidade ABESE;
Departamento de qualidade e canal de atendimento rápido e simplificado;
Link dedicado para a portaria remota;
Serviço de serralheria para consertos rápidos e eficientes em caso de sinistros.

Controle de entrada e saída de moradores

No projeto de portaria remota, todos os moradores são cadastrados em um sistema de controle de acesso e assim passam a utilizar senhas, controles remotos, leitores biométricos, tags, aplicativos ou leitores faciais para ter acesso ao condomínio. Veja a seguir como são controlados os acessos:

Cadastro prévio de acesso de visitantes ao condomínio;
Acesso em tempo real a todas as câmeras via smartphone;
Função de pânico que permite ao residente, com apenas um botão ou dedo ativar a empresa de segurança instantaneamente em qualquer situação de risco;
O morador deve cadastrar os funcionários e prestadores de serviços de cada residência;
Cadastro e liberação da entrada de visitantes por meio de app, inserindo os dados e horários de acesso do visitante a partes específicas do condomínio.

Controle de acesso delivery prestadores de serviços

O sucesso da implantação do sistema de portaria remota está relacionado à reeducação dos moradores e funcionários do condomínio. Portanto, com base no novo sistema implantado, é imprescindível o treinamento e a orientação adequados quanto às novas regras e procedimentos.

Os funcionários também são cadastrados e podem até ter tempos de acesso limitados ao condomínio;
As entregas podem ser cadastradas com antecedência e são feitas no passa-volumes, na portaria ou até mesmo em armários inteligentes onde o zelador não precisa ser acionado para nenhum tipo de encomenda, e as entregas e serviços podem ganhar tempo possibilitando que o morador pegue sua encomenda no momento em que desejar;
Em geral, visitantes e prestadores de serviços só podem acessar o condomínio com autorização do morador cadastrado no sistema.

Queda de energia na portaria remota

Ao interconectar cada vez mais os recursos de TI, os condomínios passam a adotar novos modelos de estrutura onde segurança e continuidade são prioridades.

No caso de uma queda de energia, os geradores ou no-breaks devem ser ativados imediatamente, para que a comunicação com a central de monitoramento esteja totalmente operacional, ou seja, sem interrupções.

O Nobreak é capaz de manter tudo conectado por um curto período de tempo, portanto, é necessária uma análise aprofundada por parte da empresa contratada em relação a frequência de falta de energia no perímetro condominial.

Verifique também com a empresa de portaria remota que você contratou o SLA referente a situações em que é necessário a disponibilidade do nobreak, ou então do tempo de demora para um funcionário da empresa se locomover até o local para auxiliar o condomínio.

Queda de internet na portaria remota

O mais recomendável e seguro é que o condomínio possua uma conexão dedicada à internet para evitar perdas de conexão. Seja devido à má prestação do serviço das empresas provedoras de internet ou sinistros naturais como queda de energia na rua, instabilidades na conexão devido aos satélites, ou queda de árvores e postes.

Então é extremamente importante verificar se a empresa de portaria remota que você está contratando possui este link dedicado ao condomínio.

Mesmo sem internet, os moradores poderão entrar e sair normalmente. O que muda é que a empresa fica sem monitoramento externo e, portanto, fica mais vulnerável.

A autorização para entrada de visitantes também estará comprometida. Nesse caso, apenas os próprios moradores podem permitir a entrada de um visitante, indo até a portaria e abrindo os próprios portões por meio da biometria, tag, aplicativo ou leitor facial.

Aumento da segurança

Com a implementação da portaria remota, 90% dos procedimentos de segurança tornaram-se eletrônicos e automatizados, o que realmente exige o cumprimento desses procedimentos.

Se forem seguidos corretamente no condomínio, o impacto pode ser sentido já nos primeiros dias de operação. Portanto, deve-se ressaltar que os moradores e funcionários do prédio passam a conviver com um procedimento de segurança que deve ser seguido à risca.

Importante ressaltar que a empresa de portaria remota deve estar presente nos primeiros 3 meses junto aos condôminos para prestar todo atendimento e treinamento sobre o funcionamento de todos os dispositivos de controle de acesso bem como o uso do aplicativo para cadastrar visitantes, verificar câmeras, etc.

Mudanças estruturais

Alguns itens são essenciais para a instalação da portaria remota no condomínio:

Bom funcionamento do sistema de interfonia;
Sistemas de abertura e fechamento de portas e portões remotos;
Câmeras de segurança modernas;
Link de Internet dedicado;

Outros equipamentos, como clausura e passa-volumes, não são necessários em todos os casos. Além disso, mudanças extremas, como a mudança da portaria local, só seriam indicadas com uma assembleia.

Depoimentos e opiniões sobre portaria remota

Qual a principal razão para contratação da portaria remota e quais melhorias foram notadas no dia a dia do condomínio?

“Um dos motivos para a adesão da portaria remota não foi apenas financeiro, mas sim por uma segurança melhor. No dia a dia podemos perceber uma maior tranquilidade e uma administração mais voltada à proteção dos moradores. Além disso, podemos contar com o total conhecimento sobre os acessos ao nosso condomínio.” - Aldo Busuletti, síndico desde 1996.

O aumento da segurança do condomínio pode ser notado com a portaria remota?

“Ao invés de ter alguém vulnerável na guarita, tem alguém lá longe olhando, só que através de protocolos, procedimentos e processos. Fora o equipamento do condomínio que envolve diversas soluções tecnológicas que aumentam a segurança e diminuem os custos do condomínio.” - Marcio Rachkorsky, colunista na Globo.

Houve uma melhora dos serviços realizados no condomínio com a adesão da portaria remota?

“A tecnologia possibilita a otimização dos trabalhos no condomínio, principalmente dos síndicos. Em contrapartida, ela também traz algumas dificuldades, como a dependência da conexão com a internet, então é muito importante que o condomínio tenha duplicidade e redundância. Mas, esse é um pequeno problema que se a empresa contratada contar com um sistema bom, ágil e dedicado, ele é resolvido de uma maneira bem clara." - Diego Fontes, síndico de um condomínio na capital paulista.

Qual o principal motivo para migrar para a portaria remota?

“Se não há possibilidade de realizar um treinamento intensivo com um porteiro físico, seja por falta de dinheiro ou tempo, é melhor ter um sistema eletrônico que irá funcionar impreterivelmente, sem criar problemas, evitando falhas humanas e aumentando a segurança.” - Vânia Reis, coordenadora pedagógica da Academia Nacional do Síndico.

É importante seguir todos os procedimentos necessários com a portaria remota?

“Qualquer situação que aconteça em que o condomínio fique aberto, há uma fragilidade da segurança. Por isso, a necessidade de um zelador realmente atuante, e de moradores altamente conscientizados de que estão diretamente ligados ao sistema de segurança, e precisam seguir os procedimentos à risca.” - Fernando Leon, gerente da Central de Monitoramento da Minha Portaria.

Escolha a melhor empresa de portaria remota

É importante que a empresa selecionada tenha solidez nos serviços prestados, evitando baixar ao invés de aumentar o nível de segurança. Por isso, observe com atenção os seguintes pontos quando for selecionar a empresa:

Como a empresa vai lidar com situações de emergência, como queda de energia na região ou falha no portão? O ideal é que o fornecedor tenha mão de obra para enviar ao local até que a situação seja resolvida dentro do menor prazo possível;
Como a empresa explicará o funcionamento do sistema? Ela deve ter um plano e ser capaz de ajudar o proprietário a explicar aos moradores como o sistema funciona e fornecer orientações de segurança.
Como funciona a manutenção do equipamento? Se qualquer equipamento, que ainda está em garantia, parar de funcionar, a empresa deve providenciar um conserto dentro do SLA previsto em contrato para evitar problemas.
Como é feito o treinamento dos síndicos? Os profissionais devem saber operar os equipamentos - e obter suporte da empresa quando necessário.

O que precisa constar no contrato?

É importante que o condomínio exija algumas garantias contratuais, tais como:

Manutenção preventiva dos equipamentos: é fundamental que os itens de segurança sejam verificados mensalmente, e preferencialmente pela empresa responsável.
Manutenção corretiva do equipamento: a empresa deve sempre se certificar de substituir e reparar o equipamento que não é adequado para uso o mais rápido possível.
Tempo de resposta: quando ocorre um incidente, como queda de energia, quebra de portão, queda na conexão de internet, etc., a empresa deve oferecer todos os tipos de suporte. Para isso, devem ser definidos prazos para chegada ao condomínio.
Treinamento dos colaboradores: tanto os operadores remotos quanto o zelador do condomínio devem participar de reciclagens periódicas.
Suporte para Migração: caso o condomínio queira trocar de empresa de portaria remota a empresa anterior deve ter um departamento responsável por auxiliar o síndico ou síndica e ser um facilitador na migração,

O melhor serviço de portaria remota

A Minha Portaria é uma empresa de segurança patrimonial que utiliza alta tecnologia e uma solução eficaz de hardware e software em seu modelo de negócio para controlar e gerenciar remotamente o acesso a apartamentos para garantir mais proteção e bem-estar aos clientes.

Para que você entenda porque a Minha Portaria é sua parceira na hora de contratar uma empresa de portaria remota, aqui estão os números de nossas operações:

A única empresa de portaria remota certificada pela ABESE (Associação Brasileira das Empresas de Sistemas Eletrônicos de Segurança)
+ de 260 clientes em todo o país, atendidos por nossa central de monitoramento;
400.000 atendimentos por mês realizados pelos operadores de portaria remota alocados na central;
7.000 unidades de apartamentos atendidos pela central de monitoramento;
+ de 40.000 moradores e funcionários do condomínio se beneficiam da segurança e tecnologia da nossa portaria remota;
10.000 carros são monitorados no acesso aos veículos dos condomínios;
40.000 visitantes e prestadores de serviços têm acesso concedido pela central por mês;
+ de 4 MILHÕES de intervenções de acesso realizadas por mês pela nossa central de monitoramento.

Só uma empresa com expertise, infraestrutura física e tecnológica é capaz de atender com qualidade e excelência tantos condomínios e clientes, em qualquer lugar do Brasil.

Com as estatísticas da Minha Portaria, você já consegue perceber que o nosso modelo de portaria remota em São Paulo deve ser sua primeira escolha.

Conclusão

Vimos que a portaria remota corresponde ao que há de mais moderno e sofisticado no que diz respeito à segurança de condomínios e empresas, prevenindo a violência e a criminalidade por meio de um conjunto de estratégias que aliam tecnologia a métodos de prevenção altamente eficientes.

Afinal, é uma decisão muito mais assertiva e inteligente evitar que bandidos entrem em seu condomínio por meio de um sistema remoto, sem colocar em risco a vida de ninguém.

Certifique-se de considerar a viabilidade da adoção da portaria remota na gestão do seu condomínio ao propor o sistema de segurança como uma solução que irá reduzir despesas operacionais, minimizar os riscos de violência e furto e garantir a segurança e o bem-estar dos moradores.

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Texto realizado como freelancer para a empresa MinhaPortaria