[O GUIA COMPLETO SOBRE PORTARIA REMOTA]: O que é portaria remota e quais as principais vantagens

Com o avanço da tecnologia, várias ferramentas e sistemas surgiram para facilitar a vida das pessoas em suas tarefas diárias. Uma dessas soluções que promete combinar maior segurança e redução de custos é a portaria remota.

A ideia é simples e engenhosa: substituir os porteiros presenciais por agentes que possam realizar o controle de acesso à distância - além disso, eles vigiam o condomínio por meio de câmeras conectadas via internet à central de monitoramento 24 horas por dia.

Sem portaria no local, o condomínio pode economizar uma das despesas mais caras do condomínio – a do porteiro. Em vez disso, ela paga uma taxa mensal para empresas que fornecem serviços de portaria remota, o que pode reduzir os custos em mais de 50% da taxa condominial, dependendo do projeto.

Ainda há um hábito cultural em que as pessoas são ligadas à figura do porteiro físico no condomínio, porém a portaria remota não está ligada diretamente ao desemprego desses funcionários, muito pelo contrário. Esses profissionais podem receber treinamentos e auxiliar em outras demandas dos moradores. Uma questão de adaptação.

Mas, afinal, qual é o perfil de condomínio que mais se adequa a esse sistema? Isso realmente gera economia e aumenta a segurança? Quais são as principais vantagens e desvantagens do condomínio em implementar a portaria remota?

Tendo isso em vista, hoje vamos falar sobre o que é portaria remota e tudo que envolve esse setor com um guia completo para você. Veja os tópicos que abordaremos nesse texto, a seguir:

• O que é portaria remota?

• Que tipo de condomínio combina mais com portaria remota?

• Como funciona a portaria remota para condomínios?

• Serviços de entrega e de correspondência com a portaria remota

• Como funciona o sistema de portaria remota?

• Quais as vantagens da portaria remota?

• Quais as desvantagens da portaria remota?

• Como proceder com a portaria remota?

• Opiniões de especialistas sobre portaria remota

• Dúvidas frequentes sobre a portaria remota

• Principais diferenças entre portaria virtual e portaria remota

Vamos lá!

O que é portaria remota?

A portaria remota é uma solução tecnológica inovadora na área de segurança condominial, que permite o controle à distância do acesso de moradores, visitantes e prestadores de serviço por meio de uma central de monitoramento. A tecnologia contribui para a automação do controle de acessos em condomínios de pequeno, médio e grande porte, reduzindo a vulnerabilidade.

O aumento de roubos e furtos em condomínios levaram à busca por soluções cada vez mais eficazes e tecnológicas no que diz respeito ao monitoramento e controles de acesso. A portaria remota, reconhecida como uma tendência no mercado de segurança, é uma das principais soluções apontadas para coibir a ação de criminosos em condomínios.

Isso porque a tecnologia reduz significativamente o risco de erro humano na gestão, pois evita o contato direto do profissional com estranhos e visitantes.

Além disso, também contribui para a economia de despesas com serviços de portaria, o que se traduz em menores taxas de condomínio no longo prazo. Essa economia pode ser reposta para valorização imobiliária, reformas e melhorias para o condomínio, por exemplo.

Perfil do condomínio para ter portaria remota

Mesmo com o avanço da tecnologia, nem todos os condomínios são candidatos ideais para a contratação desses serviços.

Grandes conjuntos habitacionais com várias portarias e diferentes entradas de garagem são mais difíceis para a implementação do sistema e apresentação de um bom desempenho.

Os especialistas entrevistados apontaram que um bom candidato a portaria remota geralmente tem entre 40 e 70 unidades e uma ou duas portarias.

"Em condomínios maiores, o bom funcionamento do sistema pode ser prejudicado e o custo fica muito elevado", afirma Walter Uvo, CEO da Minha Portaria (empresa pioneira e especialista em projetos de portaria remota com franquias espalhadas pelo Brasil e tendo a maior central de operações unificada de portaria remota).

Pequeno porte

Em empreendimentos com pequeno número de unidades, o peso dos custos salariais para os funcionários é maior, por isso, a economia trazida por esse serviço é o melhor benefício.

Grande porte

Alguns sistemas existentes no mercado já comportam condomínios maiores, por exemplo, com mais de uma torre. Porém, neste caso a economia com condomínio costuma ser menor e é aconselhável ter mais cuidado, por exemplo, contratando um projeto independente de consultoria de segurança para analisar detalhadamente todo o ambiente.

Perfil de moradores

Além do número de instalações, é importante que os residentes estejam muito interessados ​​na transição da portaria normal para a portaria remota. Eles precisam estar engajados para seguir à risca os procedimentos da nova portaria para o bom funcionamento da mesma.

Que tipo de condomínio combina mais com portaria remota?

Como dissemos, este serviço não é muito adequado para grandes conjuntos habitacionais com várias torres e mais de duas entradas. A quantidade de pessoas que entram e saem do condomínio pode comprometer a segurança do condomínio caso opte pela portaria remota, sem contar que os custos de implantação e treinamento dos moradores podem ser elevados.

A portaria remota é mais adequada para apartamentos de médio porte com 40 a 60 unidades, já que esse ambiente conta com a contratação de um porteiro fixo e acaba gerando altos custos para o bolso dos moradores.

As empresas de portaria remota precisam ter um projeto eficiente para realizar a transição da portaria física para a portaria remota treinando e orientando os moradores a utilizar o aplicativo, tags, QR code, e os novos procedimentos de segurança.

Existem até projetos em que os colaboradores da empresa ficam por até 3 meses no condomínio auxiliando diariamente os moradores com o novo sistema implementado.

De modo geral, diversos condomínios com moradores de diversas idades, desde os jovens aos mais velhos, conseguem se adaptar ao sistema sem maiores dificuldades ao contar com o respaldo da empresa instaladora que deve disponibilizar tempo para treinar todos.

Como funciona a portaria remota para condomínios?

A portaria remota está diretamente conectada à central de monitoramento onde o funcionário ou porteiro remoto controla a entrada e saída do prédio. O acesso dos moradores é garantido por um sistema de identificação que o reconhece e permite a entrada, podendo ser realizado por meio de tags, leitor biométrico ou facial, entre outros.

Para visitantes e prestadores de serviço, a entrada é validada por meio da comunicação com um agente diretamente da central de monitoramento ou previamente cadastrado pelo aplicativo da empresa de portaria remota do condomínio. Ele identifica o visitante e liga para o morador, verificando se a entrada está autorizada ou se já estiver previamente cadastrado a central de monitoramento vai confirmar os dados e liberar o acesso

No entanto, para que o sistema de portaria remota funcione bem e cumpra sua função com segurança, os equipamentos a seguir se fazem necessários:

Sistema de biometria, apps ou tags

A maioria das empresas utiliza esse sistema para a entrada e saída de condôminos. Normalmente, um dos dedos é usado para ativar os portões. Sistemas de cartão, tags e até aplicativos de código QR também podem ser usados.

Abertura e fechamento remoto de portões

O operador na central precisa desse sistema para conseguir abrir ou fechar os portões remotamente para pedestres ou garagens.

Sistema de internet e telefonia com redundância

Como toda a comunicação entre a empresa e o apartamento é feita via internet, em caso de problemas de conexão ou falha no sistema, um plano B é imprescindível.

Câmeras IP's

Um sistema de câmeras que transmitem vídeo e áudio pela internet é fundamental para uma boa comunicação entre a operadora e o morador ou visitante do condomínio.

Gerador ou sistema de Nobreak

É imprescindível ter um gerador pequeno ou sistema de nobreak para portões e equipamentos de segurança e comunicação em caso de falha de energia.

Cerca elétrica

Ela é necessária para manter o perímetro do condomínio seguro e evitar invasões pelos muros e demais entradas do condomínio.

Botão de pânico

Uma maneira rápida de informar a central para acionar a polícia em caso de problemas. Em alguns casos, a empresa registra um dedo de pânico, para que o morador possa solicitar ajuda por meio de seus dados biométricos sem levantar suspeitas em caso de emergência.

Backup das imagens

A empresa deve armazenar imagens do dia a dia do condomínio na nuvem, o que é fundamental para medidas de segurança e checagem em possíveis investigações.

Serviços de entrega e de correspondência com a portaria remota

Este é um dos pontos sensíveis da instalação do serviço de portaria remota. Na ausência de porteiro no prédio, a encomenda ou mesmo uma carta, deve ser enviada ao zelador do prédio (se houver). Na falta do zelador, as encomendas só podem ser entregues diretamente aos moradores.

Já as encomendas que exigem assinatura do comprador ou mesmo deliverys seguem o mesmo processo de um visitante: a central deve ser acionada através do interfone instalado na entrada do prédio, e o operador remoto deve entrar em contato com os moradores.

Existe também a possibilidade da instalação de armários inteligentes que as empresas instaladoras do sistema disponibilizam ao condomínio. Onde o zelador não precisa ser acionado para nenhum tipo de encomenda, e as entregas e serviços podem ganhar tempo possibilitando que o morador pegue sua encomenda no momento em que desejar.

Para evitar dificuldades de comunicação, após a instalação do serviço de portaria remota, todos os moradores devem conhecer as regras de entrega de encomendas e correspondências no condomínio. Para assim, evitar desacordos ou inconvenientes.

Operações do dia a dia

Para o dia a dia de entrada e saída dos moradores, os procedimentos podem não ser muito diferentes, ele pode usar a biometria ou tag, tanto a pé, como de carro e moto.

Encomendas e deliverys

Conforme mencionado anteriormente, no caso da portaria remota, o zelador pode ser responsável pelo recebimento de pacotes e correspondências que requerem assinatura.

Já as entregas regulares, como deliverys, ainda obedecem aos regulamentos de segurança locais. Na maioria das vezes, o morador é avisado da entrega do entregador e vai até a recepção para retirar e pagar o pedido.

Controle de acesso

O controle biométrico de acesso na entrada do condomínio impede que pessoas não autorizadas entrem nas instalações sem o consentimento dos moradores, o que aumenta significativamente o nível de segurança do local.

Outra questão importante é o controle de acesso de veículos no condomínio, que deve ser levado muito a sério, pois a maioria das unidades habitacionais só trata de controle de acesso de pessoas e esquece esse ponto, mas às vezes a entrada da garagem fica fora da vista do porteiro e deve estar sempre segura.

Sobre o funcionamento do sistema

Para tirar o máximo proveito da portaria remota, a migração deve ser realizada com cuidado. A escolha da empresa precisa ser muito bem feita, levando em consideração vários questionamentos.

Em primeiro lugar, sua atuação efetiva na região do condomínio, pois deve intervir em caso de emergências. Portanto, sua capacidade de resposta deve ser muito bem avaliada. Outro ponto importante diz respeito justamente aos protocolos. Explicamos abaixo.

Como será feito o cadastramento dos moradores?

É importante que quando uma portaria remota for instalada, todos os residentes recebam uma identificação biométrica ou tag para acessar o condomínio.

Este controle de acesso possui um código único para cada morador. Portanto, o síndico deve ser responsável por cumprir essa exigência e garantir que todos os residentes recebam os seus e sejam instruídos sobre o sistema.

O controle de acesso funciona da seguinte forma: o morador aproxima a tag ou dedo do dispositivo no portão do condomínio e sua entrada ou saída é permitida automaticamente.

Além disso, o morador também recebe um controle anti-clonagem para entradas e saídas rápidas com o veículo.

Importante: em caso de perda ou furto da tag, é essencial que o morador avise imediatamente a central de segurança, que providenciará o novo controle de acesso e cancelará o anterior.

A identificação dos moradores é feita por uso de tags, QR code ou biometria?

Os sistemas de portaria remota oferecem diversas opções que melhor se adequa ao funcionamento de cada condomínio. Assim, o acesso de moradores ou funcionários ao prédio pode ser feito por meio de tags, código QR, senhas, leitores biométricos ou faciais.

As informações dos moradores são armazenadas no local?

A empresa de portaria remota precisa fornecer a seus clientes todas as informações necessárias para analisar qualquer evento em qualquer hora e data. Essas informações são armazenadas em um local seguro e suas informações são mantidas em sigilo.

Os dados são armazenados por meio do sistema em nuvem. Portanto, é importante que os moradores saibam que a empresa que contrataram será a proprietária de todas as rotinas, dados e demais informações dos condôminos.

Como os moradores serão avisados sobre a implantação do sistema?

A divulgação das informações entre os moradores dos condomínios deve ser clara, concisa e objetiva. Por esse motivo, é importante que o síndico busque a melhor forma de se comunicar sobre a implantação do sistema, seja através de comunicados por e-mail ou aplicação de palestras presenciais ou virtuais. O importante é garantir que a mensagem seja recebida corretamente por todos os moradores do condomínio.

Quais adaptações físicas o condomínio deverá fazer?

A implementação da portaria remota depende de cinco pilares tecnológicos, que devem funcionar integralmente 24 horas por dia. Esses pilares são: alarme, câmeras de segurança, interfones, controle de acesso e automação de portas e portões. Para que a instalação do sistema seja bem-sucedida, tudo isso deve funcionar perfeitamente.

Quais são os SLAs da empresa?

Prefira as empresas que tenham contratos de SLA (Service Level Agreement), ou seja, Acordo de Nível de Serviço, que tem como objetivo estabelecer uma compreensão mútua das atividades prioritárias, responsabilidades, planejamento, soluções contratadas e os métodos de análise de medição e desempenho. Bem como seu gerenciamento de nível de serviços, também conhecido como SLM (Service Level Management).

Entrada e saída de outros, que não moradores

As convenções que definem a forma como devem ser feitas as autorizações de entrada de visitantes são estabelecidas pelos próprios condomínios.

As medidas valem tanto para os visitantes que chegam ao prédio a pé quanto para os que desejam entrar de carro. Somente aqueles autorizados pelos moradores são autorizados pela central a entrar nas dependências do condomínio.

Quem atende os visitantes?

Quando o visitante chega na portaria do condomínio, ele liga para o morador pelo número do apartamento no interfone e solicita a entrada, ou informa o agente da central em que apartamento irá.

Porém, há momentos em que o residente não está em casa e não pode confirmar a entrada do visitante. Assim, a central de monitoramento contata o visitante, solicitando informações específicas e atendendo-os como se fosse o porteiro do edifício. Com essas informações ele autoriza ou nega a entrada.

Como ficam os sistemas de entregas?

Na maioria das vezes, o entregador liga para a central para informar o porteiro remoto sobre a entrega. Em seguida, o morador é contatado sobre a chegada da encomenda para se encaminhar até a portaria e efetuar o recebimento. Para aumentar a segurança na aceitação de pedidos, é necessário instalar um passe de volume.

Como funciona com os casos da imobiliária, se eu quiser colocar meu apartamento para alugar?

Se o morador decidir colocar o apartamento para alugar, o procedimento para visitação é o mesmo. Os proprietários terão que realizar o cadastro dos visitantes, tanto o corretor, quanto os possíveis inquilinos.

É possível orientar a central para que haja sempre permissão do corretor para entrada no condomínio mesmo sem precisar informar o proprietário em toda visitação. Porém, os visitantes do imóvel precisarão ter a sua entrada aprovada pela central previamente, ou no momento da entrada.

Quais as vantagens da portaria remota?

Além da praticidade e eficiência no acesso, 5 pontos principais podem ser citados como as vantagens da portaria remota. Entenda cada um deles:

Qual o custo de uma portaria remota?

Os custos de uma portaria remota variam de acordo com a cidade e o número de unidades no condomínio. Incluindo o valor da instalação e dos equipamentos, adquirir a portaria remota custa entre R$ 8.000 e R$ 12.000 por mês dependendo do projeto.

Apesar de seu alto valor, uma portaria remota economiza o condomínio em outras questões, como folha de pagamento e obrigações previdenciárias dos funcionários. Por isso, há relatos de condomínios que economizam até R$ 100 mil em apenas um ano de uso do serviço.

Redução no custos das taxas condominiais

As soluções tecnológicas para controle de acesso têm retorno financeiro em aproximadamente três meses. O valor economizado, que chega a 50% do custo mensal, pode ser revertido em redução da mensalidade do condomínio, reforçando o fluxo de caixa e ainda sendo utilizado para pagamento de obras emergenciais ou valorização do imóvel.

Em média, os custos com os porteiros tradicionais representam até 80% das despesas de um condomínio, incluindo valores salariais, encargos trabalhistas e impostos.

Não possuir um porteiro físico

Além da segurança, esta é mais uma das principais vantagens oferecidas pela portaria remota. Não requer a presença de porteiros, uma vez que todo o trabalho será realizado pela empresa contratada.

Caso permaneçam, esses profissionais ainda podem exercer outras funções e isso também pode ajudar o síndico a reestruturar o quadro de funcionários, como é o caso de alguns condomínios em que esses profissionais passaram por treinamentos e se tornaram operários de manutenção do condomínio.

No final, a redução drástica nas despesas com salários e encargos será sentida pelo morador no momento do pagamento do condomínio.

Economia de tempo e dinheiro

Na portaria presencial, os novos porteiros que são contratados precisam ser introduzidos em todo o sistema de gestão de entradas e saídas, recebimento de entregas e visitantes, necessitando da disponibilidade de alguém para aplicar esses treinamentos, o que também requer dinheiro e tempo para ser aplicado.

Com a portaria remota, o condomínio pode economizar esse tempo e dinheiro gastos no treinamento de novos síndicos e porteiros. Além disso, as tecnologias de acesso a partir da portaria remota, também economizam tempo na entrada e saída dos moradores, garantindo maior segurança.

A portaria remota funciona 24 horas por dia

Oferecendo muito mais conforto e segurança, a portaria remota é um sistema de gerenciamento remoto de acesso ao condomínio, que amplia o controle de quem entra e sai do prédio 24 horas por dia, protegendo seu imóvel e as pessoas ao redor.

Quais as desvantagens da portaria remota?

A portaria remota para condomínios evita uma série de problemas que podem ser causados ​​pela presença do porteiro físico, mas isso não significa que essa abordagem seja perfeita. Antes de ingressar no sistema, existem algumas questões a serem consideradas:

Sistema está aberto a possíveis falhas

Como qualquer outro, o sistema está aberto a possíveis falhas tecnológicas, mesmo que sejam de responsabilidade da contratada, interferindo na rotina e no bem-estar dos moradores. Então o contratante tem que levar em consideração a seriedade da empresa na qual adquiriu.

Ainda que a prestadora do serviço ofereça sistemas de no break e geradores que garantam a continuidade do funcionamento e a instalação de links redundantes para que o sinal da internet não caia, vale a pena examinar o histórico de empresas que atuam em outros condomínios.

Portanto, é importante verificar se as condições tecnológicas geram problemas e se estes, quando ocorrem, são efetivamente resolvidos.

Dificuldade de adaptação à tecnologia

Existe a possibilidade de difícil adaptação dos inquilinos a uma porteira remota, por este motivo você deve conhecer bem como a empresa de portaria remota que você está contratando planeja dar toda a assistência aos moradores neste período de transição.

Ajuda na adaptação dos moradores

Outro desafio com a portaria remota é que o síndico tem que gastar algum tempo ajudando os residentes a se adaptarem a essa mudança. Embora a empresa de portaria remota treine todos os moradores, em alguns casos é necessária ajuda para esclarecer suas preocupações.

Ausência do porteiro presencial

Os moradores podem sentir falta das interações interpessoais dos porteiros físicos, onde se pode contar com ajuda a idosos e deficientes, e também, ou repasse de informações relevantes sobre o condomínio. Cabe também ao síndico identificar junto à empresa de portaria remota que ele está contratando quais são os canais de comunicação entre os próprios moradores, do síndico com os moradores e com a empresa.

Como proceder com a portaria remota?

Como a entrada e a segurança do condomínio são feitas por meio de equipamentos eletrônicos, a portaria remota fica comprometida caso haja algum problema de conexão ou falta de energia. Devem ser tomadas medidas para evitar que o condomínio seja fragilizado por esses obstáculos.

Alguns síndicos optam por contratar duas conexões de internet de empresas diferentes para o condomínio. Dessa forma, quando houver algum problema em um deles, a conexão de backup será ativada automaticamente. Outros condomínios preferem aderir a uma rede mais potente ou até mesmo um link dedicado terceirizado.

Além disso, o condomínio precisará de sistemas de apoio, como gerador de 5 a 6 Kva, em caso de queda de energia. Por isso, antes de contratar qualquer serviço, é imprescindível que o destinatário esteja ciente dos termos do contrato e esclareça questões importantes com a empresa.

Como deve ser feita a aprovação para contratar portaria remota?

A adesão a portarias remotas é um tema de grande escala que interfere na vida de todos os moradores do condomínio. Por isso, verifique se há necessidade de reunião para fazer esse tipo de mudança no condomínio. A instalação de uma portaria remota em um condomínio só pode ser feita com o consentimento da maioria dos moradores.

Ao apresentar as ofertas dos prestadores de serviços em assembleia, o síndico deve munir-se com todas as informações possíveis. Como essa tecnologia ainda é nova no país, quanto mais informações o síndico fornecer aos moradores, melhor será o processo de tomada de decisão.

De modo geral, pode-se dizer que a portaria remota é um compromisso entre não ter portaria tradicional, mas ainda contar com um ser humano controlando a entrada e saída do condomínio, só que à distância. Embora possa parecer diferente e até futurista para muitas pessoas, é uma realidade que deve ser explorada.

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Como escolher a empresa de portaria remota?

A substituição do porteiro, funcionário que todo mundo conhece no condomínio, por um sistema de portaria remota, pode levantar muitas dúvidas entre os moradores. Por isso, é tão importante que a empresa escolhida tenha solidez nos serviços que presta, evitando assim que o nível de segurança diminua ao invés de aumentar.

O síndico deve ter certeza em como a empresa vai lidar com situações emergenciais, como queda de energia na região ou falha nos portões. Nesse caso, o ideal é que o fornecedor tenha mão de obra disponível para enviar ao local até que a situação seja regularizada.

Além disso, a empresa deve ter um plano e ser capaz de ajudar o proprietário a explicar aos moradores sobre o funcionamento do sistema e fornecer orientações de segurança.

Também é importante checar como fazer a manutenção do equipamento. O ideal é que, se os leitores biométricos que ainda estão em garantia pararem de funcionar, a empresa lhes fornecerá reparos para evitar problemas.

Outro ponto a ser considerado é o treinamento do zelador. O profissional deve saber operar os equipamentos necessários - e obter o suporte da empresa quando necessário.

Separamos para você quais são as informações que precisam constar no contrato na hora de adquirir um serviço de portaria remota. Veja a seguir.

O que precisa constar no contrato?

É importante que o condomínio exija garantias contratuais, tais como:

Manutenção preventiva dos equipamentos: é fundamental que os itens de segurança sejam verificados mensalmente, e preferencialmente pela empresa responsável.

Manutenção corretiva do equipamento: a empresa deve sempre se certificar de substituir e reparar o equipamento que não é adequado para uso o mais rápido possível.

Tempo de resposta: quando ocorre um incidente, como queda de energia, quebra de portão, queda na conexão de internet, etc., a empresa deve oferecer todos os tipos de suporte. Para isso, devem ser definidos prazos para chegada ao condomínio.

Treinamento dos colaboradores: tanto os operadores remotos quanto o zelador do condomínio devem participar de reciclagens periódicas.

Opiniões de especialistas sobre portaria remota

Qual a principal razão para contratação da portaria remota e quais melhorias foram notadas no dia a dia do condomínio?

“Um dos motivos para a adesão da portaria remota não foi apenas financeiro, mas sim por uma segurança melhor. No dia a dia podemos perceber uma maior tranquilidade e uma administração mais voltada à proteção dos moradores. Além disso, podemos contar com o total conhecimento sobre os acessos ao nosso condomínio.”, afirma Aldo Busuletti, síndico desde 1996.

O aumento da segurança do condomínio pode ser claramente notado com a portaria remota?

“Ao invés de ter alguém vulnerável na guarita, tem alguém lá longe olhando, só que através de protocolos, procedimentos e processos. Fora o equipamento do condomínio que envolve diversas soluções tecnológicas que aumentam a segurança e diminuem os custos do condomínio.” comenta Marcio Rachkorsky, síndico colunista na Globo.

Houve uma melhoria dos serviços realizados no condomínio com a adesão da portaria remota?

“A tecnologia possibilita a otimização dos trabalhos no condomínio, principalmente dos síndicos. Em contrapartida, ela também traz algumas dificuldades, como a dependência da conexão com a internet, então é muito importante que o condomínio tenha duplicidade e redundância. Mas, esse é um pequeno problema que se a empresa contratada contar com um sistema bom, ágil e dedicado, ele é resolvido de uma maneira bem clara.", alerta Diego Luz, síndico de um condomínio na capital paulista.

Qual o principal motivo para migrar para a portaria remota?

“Se não há possibilidade de realizar um treinamento intensivo com um porteiro físico, seja por falta de dinheiro ou tempo, é melhor ter um sistema eletrônico que irá funcionar impreterivelmente sem criar problemas evitando falhas humanas e aumentando a segurança.”, destaca Vânia Reis, coordenadora pedagógica da Academia Nacional do Síndico.

Porque é importante seguir todos os procedimentos necessários com a portaria remota?

“Qualquer situação que aconteça em que o condomínio fique aberto há uma fragilidade da segurança. Por isso, a necessidade de um zelador realmente atuante, e de moradores altamente conscientizados de que estão diretamente ligados ao sistema de segurança, e precisam seguir os procedimentos à risca.”, afirma Fernando Leon, gerente da Central de Monitoramento da Minha Portaria.

Dúvidas frequentes sobre a portaria remota

É mais ou menos seguro? Por que?

Com a implementação da portaria remota, 90% dos procedimentos de segurança passam a ser eletrônicos e automatizados e, de fato, o cumprimento estrito desses procedimentos é obrigatório. Sendo seguidas corretamente nos condomínios, o impacto é sentido nos primeiros dias de funcionamento.

O que acontece quando a internet cai?

O mais recomendável e seguro é que o condomínio possua duas conexões de internet. Portanto, quando uma cair, a outra deve estar pronta para entrar em seu lugar. Em caso de queda das duas, a empresa contratada deverá ter procedimentos de emergência bem definidos para essas situações.

Vale lembrar que, mesmo sem internet, os moradores poderão entrar e sair normalmente. O que muda é que a empresa fica sem monitoramento externo e, portanto, mais vulnerável.

A autorização para entrada de visitantes também estará comprometida. Nesse caso, apenas os próprios moradores podem permitir a entrada de um visitante, indo até a portaria e abrindo os próprios portões por meio da biometria, ou tag.

Recomenda-se também que a empresa encaminhe rapidamente um profissional ao condomínio sempre que isso ocorrer.

Precisa fazer alguma mudança estrutural no condomínio?

Um elemento que deve funcionar necessariamente em todos os condomínios que estão pensando em instalar uma portaria virtual é o interfone, além de sistemas de abertura e fechamento de portas e portões que podem ser feitos remotamente.

Já outros equipamentos como clausura e passa-volumes, nem sempre são necessários. Mudanças extremas, como a alteração da portaria local, só seriam indicadas com uma assembleia dando respaldo ao síndico.

Portaria virtual ou remota: quais as principais diferenças

A maior diferença entre a portaria virtual e a portaria remota está no monitoramento dos processos que permitem uma gestão mais eficaz do condomínio.

Na portaria virtual é possível realizar apenas o controle de acesso ao condomínio remotamente, sendo que alguns dos maiores problemas encontrados com a utilização dessas soluções estão diretamente associados à vulnerabilidade do sistema, que falha com a instabilidade da internet ou falta de energia.

Além disso, não há suporte assistido, exigindo uma conduta muito mais pró-ativa do síndico na localização e resolução de qualquer possível problema no equipamento.

Já na portaria remota, além de monitorar o acesso ao condomínio à distância, existem também outros diferenciais relevantes que proporcionam o monitoramento do condomínio 24 horas por dia, todos os dias da semana, por meio de um sistema único e totalmente integrado que armazena todos os acessos e vídeos de segurança na nuvem.

Mas ainda, por ser considerada uma solução mais completa requer maior investimento na instalação de equipamentos técnicos. Porém, ao escolher por uma portaria remota que possua um sistema de software e hardware integrado, situações como falta de energia ou falha do equipamento são diagnosticadas imediatamente e o controle de prevenção é realizado automaticamente pelo sistema.

Dessa forma, os moradores não correm o risco de ficarem presos dentro ou fora do condomínio, garantindo maior segurança e acesso às suas moradias.

A tecnologia também possibilita a liberação do acesso via interfone ou contato telefônico, permitindo que o proprietário receba hóspedes ou prestadores de serviço sem estar em casa. Além disso, o controle de acesso e as interações são registrados no sistema, o que garante ainda mais segurança aos moradores.

O custo-benefício da portaria remota torna-se um diferencial adicional à medida que a adoção da tecnologia é muito mais atrativa em relação à portaria virtual, eliminando despesas com funcionários e treinamentos. Além da economia que ela traz, muitos outros benefícios são oferecidos na gestão do condomínio como um todo.

Conclusão

Vimos que a portaria remota corresponde ao que há de mais moderno e sofisticado no que diz respeito à segurança de condomínios e empresas, prevenindo a violência e o crime por meio de um conjunto de estratégias que unem tecnologia e métodos de prevenção altamente eficientes.

Afinal, é uma decisão muito mais assertiva e inteligente evitar que bandidos entrem em seu condomínio através de um sistema remoto, sem colocar em risco a vida de ninguém.

Certifique-se de considerar a viabilidade da adoção da portaria remota na gestão de seu condomínio ao propor o sistema de segurança como uma solução que irá reduzir despesas operacionais, minimizar os riscos de violência e roubos e garantir a segurança e o bem-estar dos moradores.

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Texto realizado como freelancer para a empresa MinhaPortaria